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Datenschutzordnung des KKV Hunstig e.V.
Präambel
Der Kleinkaliberverein Hunstig e.V. verarbeitet
in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der
Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit
des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des
Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und
einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu
gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
§ 1 Allgemeines
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten
u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb
und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als
auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten
Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht
und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offen gelegt. In all diesen Fällen ist
die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese
Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten
verarbeiten, zu beachten.
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der
Mitglieder
1. Der Verein verarbeitet die Daten
unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen
Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt
angelegt.
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses
verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder:
Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl,
Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf.
Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der
gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im
Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum
Familienbeitrag.
3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den
Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden
personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die
Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände
beantragen (z.B. Startpass, Sportpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen
teilnehmen.
§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der
Öffentlichkeitsarbeit
1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über
Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der
Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse
weitergegeben.
2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus
allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen
Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Jubilare, Alter oder
Geburtsjahrgang.
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos,
die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt
ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
4. Auf der Internetseite des Vereins werden die
Daten der Mitglieder des Vorstands, der Abteilungsleiterinnen und
Abteilungsleiter und der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname,
Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.
§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im
Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der
datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist
die Aufgabe dem Ressort Allgemeine Verwaltung zugeordnet, soweit die Satzung
oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.
Der Ressortleiter Allgemeine Verwaltung stellt
sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO
geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden.
Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen
zuständig.
§ 5 Verwendung und Herausgabe von
Mitgliederdaten und -listen
1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern
werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B.
Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung
gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei
verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu
beachten.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen
an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der
betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die
Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum
Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine
Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte
benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des
Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der
Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als
Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert,
hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für
diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
§ 6 Kommunikation per E-Mail
1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der
Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der
vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von
Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen
und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die
E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.
§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein,
die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands,
Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, Übungsleiterinnen und Übungsleiter),
sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.
§ 8 Datenschutzbeauftragter
Da im Verein in der Regel mindestens 10 Personen
ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt
sind, hat der Verein einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Die Auswahl und
Benennung obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen,
dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist
ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der
Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu
übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen
Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.
§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von
Internetauftritten
1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für
den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet
obliegt dem Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit. Änderungen dürfen
ausschließlich durch den Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit, den Ressortleiter
Allgemeine Verwaltung und den Administrator vorgenommen werden.
2. Der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit ist
für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit
Online-Auftritten verantwortlich.
3. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften
bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook,
Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Ressortleiters
Öffentlichkeitsarbeit. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die
Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen
gegenüber der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit weisungsbefugt ist. Bei
Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des
Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit, kann der Vorstand nach § 26 BGB die
Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung
des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.
§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche
Vorgaben und diese Ordnung
1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des
Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine
eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt.
2. Verstöße gegen allgemeine
datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung
können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind,
geahndet werden.
§ 11 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den
Gesamtvorstand des Vereins beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der
Homepage des Vereins in Kraft.
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